Herzlichen Glückwunsch zum Geburtstag – oder lieber nicht?

(14.02.2020)

Der Chef kommt mit einem Blumenstrauß, die Kollegen singen ein Ständchen. Viele freuen sich über die Wertschätzung zu ihrem Geburtstag oder Firmen-Jubiläum. Anderen mag diese Aufmerksamkeit unangenehm sein, weil sie vielleicht nicht an ihr Alter erinnert werden wollen oder sich sonst gegen ihren Wunsch gedrängt fühlen, etwas auszugeben. Egal, wie man dazu steht:

Wie ist eigentlich die rechtliche Lage – sind Gratulationen aus Sicht des Datenschutzes erlaubt?

Gratulationen als solche gelten als „sozialübliches Verhalten“ und sind aus datenschutzrechtlicher Sicht natürlich unkritisch. Aber: Wer Geburtstage oder Jubiläen im Unternehmen systematisch sammelt, „verarbeitet“ damit personenbezogene Daten – und das unterliegt dem Datenschutz.

Oft ist es so, dass Beschäftigtendaten verarbeitet werden dürfen, weil das notwendig ist. Das gilt aber nur, wenn das Arbeitsverhältnis sonst nicht durchgeführt werden kann. Hier ist es aber anders: Man kann seine Arbeit auch erledigen, ohne dass andere einem unbedingt gratulieren müssen.

Die einzig sichere Rechtsgrundlage ist die Einwilligung: Der Beschäftigte muss seine Zustimmung ausdrücken, damit er in die Geburtstagsliste aufgenommen werden darf. Eine alternative, aber rechtlich unsichere Lösung wäre es, das Verfahren umzudrehen: alle Mitarbeiter stehen auf der Liste, sie werden darauf hingewiesen und haben die Möglichkeit, sich von ihr streichen zu lassen.

Was ist sonst noch wichtig?

  • Bei jeder Datenerhebung, auch für eine Geburtstagsliste, müssen den Betroffenen die Datenschutz-Informationen zur Verfügung gestellt werden (Artt. 13, 14 DSGVO).
  • Eine Geburtstagsliste sollte so wenig Angaben wie möglich enthalten – vielleicht kann man ja auf das Geburtsjahr verzichten? Dann wäre das Alter nicht erkennbar.
  • Die Liste sollte nur eingeschränkt einsehbar sein und möglichst nicht am Schwarzen Brett ausgehängt werden.
  • Bei großen Unternehmen sollte es möglichst Listen je Bereich/Abteilung geben.
  • Denken Sie daran: Auch Datenverarbeitungen in Geburtstagslisten müssen in Ihrer Datenschutz-Dokumentation erfasst sein (etwa in der Verarbeitung „Allgemeine Personaldatenverarbeitung“).
  • Datenpannen lauern: Geburtstagslisten sollten nicht ungeschützt hin- und hergemailt werden.

Zusammenfassung:
Geburtstagslisten dürfen nur nach Einwilligung geführt werden (oder wenigstens nach einem Hinweis auf das Widerspruchsrecht). Zudem gelten alle üblichen Grundsätze wie Transparenz, Datensparsamkeit und Zugriffsschutz.

Das Team von fox-on wünscht allen, die dieses Jahr schon Geburtstag hatten oder noch haben werden „Alles Gute zum Geburtstag!“