Umgang mit Gesundheitsdaten

(13.3.2015)

Umgang mit Gesundheitsdaten und Zugriff auf Krankendaten

Schutz von Gesundheitsdaten
Gesundheitsdaten unterliegen als sensible Informationen einem besonderen Schutz. Die Hürden, die zu nehmen sind, um auf diese Daten zugreifen zu dürfen, sind daher höher als bei anderen personenbezogenen Daten wie zum Beispiel einer Adresse.
Es gilt wie immer im Datenschutz: Die Daten sind so sparsam wie möglich und nur im Rahmen einer sehr engen Zweckbindung zu verarbeiten.

In Unternehmen gilt also zunächst einmal…
… dass soweit möglich auf anonymisierte bzw. pseudonymisierte Daten zurückzugreifen ist.
Krankenstatistiken wie zum Beispiel die Information, dass in Abteilung A insgesamt 15 Ausfall-Tage und in Abteilung B insgesamt 21 Ausfall-Tage für einen bestimmten Zeitraum angefallen sind, können ohne Weiteres eingesetzt werden, sofern keine Rückschlüsse auf bestimmte Mitarbeiter möglich sind.
Die Tatsache, dass es unter Umständen Kostenstellen/Abteilungen gibt, die so klein sind, dass man leicht auf eine Person schließen kann, ist hierbei ein ungelöstes Problem und kommt glücklicherweise nur als Ausnahme vor.

Wenn auf personenbezogene Daten zugegriffen werden soll…
… ist immer zunächst zu klären, wer anfragt – und zu welchem Zweck.
Ein typischer Fall ist ein Abteilungsleiter, der Informationen zu krankheitsbedingten Ausfällen seiner Mitarbeiter haben möchte. Hierbei sind zwei Varianten zu berücksichtigen:

Zweck 1: Planung der Arbeitsverteilung in der Abteilung
Der Zugriff ist generell zulässig, wenn er nur die Mitarbeiter der entsprechenden Abteilung betrifft und die Situation noch andauert, also die Mitarbeiter noch nicht wieder genesen sind.
Nicht erlaubt sind dagegen Mitteilungen über

  • Mitarbeiter anderer Abteilungen
  • Krankheitsdiagnosen
  • abgeschlossene Sachverhalte (Mitarbeiter arbeitet wieder)

Zweck 2: Aufdecken von Auffälligkeiten

  • Wie z. B. regelmäßiges Blaumachen, Erkennen von Spielsucht nach Gehaltsauszahlung.
  • Es handelt sich um eine Leistungs-/Verhaltenskontrolle, sodass ein ggf. vorhandener Betriebsrat zu beteiligen ist.
  • Zulässig ist der Zugriff auf die Daten, wenn der Arbeitgeber (vertreten durch den Abteilungsleiter) ein berechtigtes Interesse an den Kontrollen besitzt und die Kontrollen die Rechte der Beschäftigten nicht unzumutbar beeinträchtigen.

Beispiele:

  • Verdacht auf Vorliegen eines Kündigungsgrunds
  • konkreter Verdacht einer Straftat
  • Einer Auswertung “ins Blaue hinein” und ohne konkreten Anlass stehen die Rechte der Beschäftigten entgegen!

Wer darf die Daten verarbeiten?
Das nachträgliche Aufdecken von Auffälligkeiten erfolgt über die Personalabteilung, da sie die zuständige Abteilung für die Verarbeitung dieser Daten ist.
Eine parallele Datenhaltung bei Abteilungsleitern oder anderen Stellen ist nicht gestattet, da personenbezogene Daten der Zweckbindung unterliegen und eine Vorratshaltung nicht zulässig ist.
Wir haben für Sie hier einen möglichen konkreten Ablauf der Bearbeitung einer Anfrage zur Aufklärung von Auffälligkeiten zusammengefasst.

Wie lange sollten Krankmeldungen aufbewahrt werden?
Wenn sich die Arbeitsunfähigkeit auf den Lohn auswirkt (also Lohnunterlage ist) wird die Krankmeldung gemäß den allgemeinen Vorschriften zu Lohnunterlagen 10 Jahre aufgehoben.
In allen anderen Fällen gilt “Aufbewahrung solange es notwendig ist”. Für eine Aufbewahrung für länger als 3 Jahre habe ich bisher keine Beispiele gefunden – üblich sind 2 Jahre.

Wie ist mit Sonderfällen umzugehen?
Es könnte zum Beispiel in einem Unternehmen die Frage aufkommen, an welchen Tagen ein Mitarbeiter in einem Projektzeitraum krankheitsbedingt nicht im Hause war (um im Rahmen einer Budgetrevision zu erklären, dass und welche Arbeiten aus Zeitgründen an einen externen Dienstleister gegeben werden mussten).
In einem solchen Fall dürfte keine kalendarische Auflistung der Krankheitstage eines Mitarbeiters weitergegeben werden, da dies nicht erforderlich ist und die Schutzinteressen des Mitarbeiters dem entgegenstehen. Unsere Empfehlung wäre, dass die Personalabteilung die Summe der Ausfalltage der Mitarbeiter ermittelt und weitergibt, die an dem Projekt beteiligt waren.