Umgang mit Bewerberdaten

(13.3.2015)

Unternehmen erhalten Bewerbungen in digitaler Form oder als Papierunterlagen, auf eine Stellenanzeige hin oder als Initiativbewerbung, gewissenhaft ausgearbeitet oder “hingeschludert” – immer jedoch mit einem klaren Personenbezug und vielen schützenswerten Informationen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Zunächst einmal ist wichtig, dass Sie grundsätzlich berechtigt sind, diese Daten zu verarbeiten: Es gibt einen Passus im Bundesdatenschutzgesetz, der besagt, dass die personenbezogenen Daten im Rahmen der Anbahnung, Durchführung oder Beendigung von Beschäftigtenverhältnissen verarbeitet werden dürfen.

Allgemeine Regeln zum Umgang
Wie immer, wenn Sie mit personenbezogenen Daten umgehen, achten Sie bitte darauf, die acht Gebote des Datenschutzes einzuhalten. Dabei sind zum Beispiel Daten vor dem Zugriff durch Unbefugte zu schützen. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Daten digital oder analog vorliegen: Je nachdem müssten Sie die Daten entweder in einem geschützten Bereich auf dem Server oder einem abgeschlossenen Schrank unterbringen.

Dauer der Aufbewahrung
Sie dürfen die Daten so lange verarbeiten – also zum Beispiel speichern – wie Sie sie für den Zweck brauchen, für den Sie sie erhalten haben.
Im Falle von Bewerbungsunterlagen könnte das zum Beispiel heißen: So lange, bis die Stelle vergeben wurde bzw. bis die Probezeit desjenigen beendet ist, der die Stelle letztlich angetreten hat.
Seit es das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz AGG gibt, empfehlen wir unseren Kunden eine Ausweitung der Aufbewahrungsdauer auf sechs Monate: Sie haben ein berechtigtes Interesse, die Unterlagen so lange aufzubewahren, damit Sie ggf. Ansprüche von abgelehnten Bewerbern abwehren können.
Wenn Sie den Bewerber einstellen, nehmen Sie dessen Unterlagen zur Personalakte.

Vielleicht brauchen Sie den abgelehnten Bewerber demnächst doch?
Falls Sie absehen können, dass Sie den Bewerber zu einem späteren Zeitpunkt evtl. doch noch berücksichtigen möchten, können Sie ihn um seine Einwilligung bitten, die Unterlagen länger zu behalten.
Bitte denken Sie dabei daran, dass eine gesetzeskonforme Einwilligung unter anderem freiwillig und in der Regel schriftlich zu sein hat. Im bestmöglichen, saubersten Fall schreiben Sie also einem Bewerber, aus welchen Gründen Sie seine Unterlagen länger behalten möchten und lassen sich dies kurz schriftlich bestätigen.
Einige Unternehmen setzen in diesem Zusammenhang auf die leicht abgeschwächte Lösung: Sie schreiben dem Bewerber, weshalb und wie lange sie die Unterlagen behalten möchten und bitten ihn, sich zu melden, falls er damit nicht einverstanden ist (= implizite Einwilligung).

Löschung der Unterlagen bzw. Daten
Wenn alle Fristen abgelaufen sind und Sie die Daten nicht mehr benötigen, sind sie zu löschen.
Das heißt für Papierunterlagen: Schicken Sie dem Bewerber seine Unterlagen zurück. Auf Wunsch können Sie dabei das Anschreiben des Bewerbers und Ihre Antwort behalten.
Für digitale Daten heißt es: Löschen Sie die Informationen aus dem aktiven Zugriff. Wie auch in anderen Fällen ist damit nicht gemeint, Daten aus dem Backup zu entfernen. Sie müssen zuverlässig aus der Ordnerstruktur und den Mailpostfächern gelöscht sein.
Bitte achten Sie dabei darauf, dass es unter Umständen nicht nur in der Personalabteilung, sondern auch an anderen Stellen im Unternehmen Versionen der Unterlagen gibt, für die die Löschungsverpflichtungen natürlich auch gelten!

Last but not least …
Es sind in vorstehendem Text selbstverständlich immer Bewerberinnen und Bewerber gemeint: Der besseren Lesbarkeit halber haben wir auf die jeweilige vollständige Nennung verzichtet und zusammenfassend den Terminus Bewerber verwendet.