„Hiermit erkläre ich, dass ich personenbezogene Daten nicht unbefugt verarbeiten werde.”

Etwas verkürzt ausgedrückt ist das der Inhalt der Geheimhaltungserklärung, die von Mitarbeitern unterzeichnet wird: Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter auf das sogenannte Datengeheimnis verpflichten müssen.

Kann ich als Mitarbeiter die Unterschrift verweigern?
Im Prinzip schon. Allerdings ist das wenig hilfreich, denn wenn ein Mitarbeiter die Unterschrift nicht leistet, muss er oder sie dennoch das Datenschutzgeheimnis waren: Geltendes Recht gilt unabhängig davon, ob der Einzelne das schriftlich anerkennt oder nicht!
Die Unterschrift unter die Geheimhaltungserklärung ist lediglich die Bestätigung dafür, dass die Verpflichtung zur Kenntnis genommen wurde, und dient dem Unternehmen damit als Beleg.
Sollte ein Mitarbeiter die Erklärung nicht unterzeichnen wollen, könnte zum Beispiel die Datenschutzbeauftragte ihn oder sie über die diesbezüglichen Pflichten informieren und ein kurzes Protokoll darüber anfertigen.

Und wenn dann etwas passiert?
Sollte es zu einem späteren Zeitpunkt zu einem Verstoß gegen die Gebote des Datenschutzes kommen, wäre daher in jedem der beiden Fälle (Unterzeichnung durch den Mitarbeiter oder Belehrung mit Protokollierung) nachvollziehbar, dass der Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber über seine datenschutzrechtlichen Pflichten informiert worden ist.
Darüber hinaus würde möglicherweise die Frage gestellt, ob es ein versehentlicher Verstoß war oder ob der Mitarbeiter die Gebote des BDSG absichtlich missachtet hat – zumal er oder sie ja zuvor die Erklärung zur Geheimhaltung nicht unterzeichnen wollte.

Und wenn ich mir nicht sicher bin…
… wozu mich diese Erklärung genau verpflichtet und was „unbefugtes Verarbeiten“ in der Praxis bedeutet? Dann sprechen Sie uns an: Als bestellte Datenschutzbeauftragte stehen wir für alle Fragen rund um den Datenschutz gern zur Verfügung.