Betriebliche Altersvorsorge und der Datenschutz

Gibt es in Ihrem Unternehmen bereits eine betriebliche Altersvorsorge (bAV)? In vielen größeren Unternehmen ist das Thema schon lange bekannt. Und kleine und mittlere Unternehmen ziehen nach unserer Beobachtung mittlerweile verstärkt nach.
Am Anfang der Einführung einer bAV steht die Entscheidung des Unternehmens, die Mitarbeiter in Sachen Altersvorsorge zu unterstützen: Mitarbeiter, die an dem Programm teilnehmen möchten, erhalten einen zusätzlichen Betrag zu ihrem Bruttogehalt “geschenkt”, der in eine betriebliche Altersvorsorge fließt. Die Mitarbeiter haben außerdem die Möglichkeit, diesen Beitrag aus eigenen Mitteln aufzustocken und damit noch mehr für ihre Altersvorsorge zu tun.
Meist ist es so, dass die Unternehmen sich fachliche Unterstützung in Form von Versicherungsberatern ins Haus holen: Spezialisten, die die Mitarbeiter einzeln und individuell bei der konkreten Ausgestaltung beraten.

Um die Mitarbeiter gut und umfassend beraten zu können, benötigt der Berater verschiedene Informationen wie z. B. zum Gehalt des Mitarbeiters. Und hier steckt der Datenschutz-Teufel im Detail:
Es muss zwingend eine Rechtsgrundlage dafür geben, dass der Versicherungsberater personenbezogene Daten des Mitarbeiters erhält. Diese Rechtsgrundlage kann nur in der Einwilligung des Mitarbeiters bestehen.
Wenn der Versicherungsberater die Gehaltsinformationen benötigt, um die Beratungs-Gespräche mit den Mitarbeitern optimal vorbereiten zu können, dürfen diese Daten nur mit Einwilligung des Mitarbeiters an den Versicherungsberater weitergegeben werden.

Zur Einholung der Einwilligung stellen wir Ihnen gern ein Formblatt zur Verfügung.
Alternativ könnte der Mitarbeiter seine Gehaltsinformationen auch selbst in das Gespräch mit dem Berater mitbringen, doch das hat den Nachteil, dass der Berater sich nicht entsprechend vorbereiten kann.
Übrigens: Sofern der Mitarbeiter seine Einwilligung schriftlich gegeben hat, müssen zwei Punkte vor der tatsächlichen Übermittlung beachtet werden:

  • Der Berater wird vom Unternehmen auf die enge Zweckbindung hingewiesen (also darauf, dass er die Daten ausschließlich zum vereinbarten Zweck verwenden darf). Auch hierfür stellen wir gern eine entsprechende Vorlage zur Verfügung.
  • Die Daten werden auf einem sicheren Weg an den Berater übermittelt (also entweder per Post oder bei digitalem Versand durch eine sichere Verschlüsselung geschützt).

Für weitere Fragen stehen wir gern zur Verfügung.